Sådan arkiveres e-mails i Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Jo mere du bruger din Microsoft Outlook-postkasse, jo mere bliver din postkasse vokset. Hvis du tænker på det, ligner det meget, hvordan papirer har tendens til at bunke op på dit skrivebord. Men hvad kan du gøre, når bunken bliver så stor, at den skal håndteres? Nå i virkeligheden kan du tage dig tid til at sortere hvert dokument og gemme de papirer, der er vigtige, mens du kasserer mindre vigtige. Heldigvis kan du genskabe den samme proces i Outlook.

Uden undtagelse støtter enhver version af Outlook arkivering. Endnu mere har du flere valg, når det kommer til at arkivere dine varer i Outlook. Den mest convenable måde er at bruge AutoArchive til at håndtere ældre beskeder, aftaler og opgaver. En anden måde at gøre det på er at bruge manuel arkivering til at flytte meddelelser til en bestemt mappe. Men den hurtigste måde er at bruge knappen Arkiv, der findes i menuen Filer .

Husk, at Outlook holder en standardmappe til arkiveringsformål, der ikke kan slettes. Arkivering af din e-mail hjælper dig med at holde en ren butik, hvilket gør det lettere at søge efter ældre e-mails, mens du holder din indbakke ryddig.

Nedenfor har du en række vejledninger, der går igennem arkivering af emner i Outlook på alle mulige måder. Lad os begynde!

Metode 1: Manuel arkivering af meddelelser med en enkelt handling

Denne metode er den hurtigste måde at flytte en eller flere meddelelser til arkivmappen. Disse arkiverede filer forbliver tilgængelige via søgefeltet eller ved manuelt at navigere til mappen Arkiv . De arkiverede genstande kan også ses på mobilenheder ved at besøge mappen Arkiv . Her er en hurtig guide til manuelt arkivering af elementer i Outlook 2016:

1. Åbn Outlook og vælg en eller flere meddelelser i din indbakke eller en anden mappe.
2. Klik på ikonet Arkiv inde i slettegruppen . Arkivikonet er kun synligt inden for båndet i Outlook 2016.
   Bemærk: Du kan også trykke på Backspace-tasten for at opnå det samme resultat.
3. Du skal kunne finde dine beskeder inde i arkivmappen.
   Bemærk: Arkivarkivet oprettes automatisk, selvom du aldrig har brugt det før. Hvis du ikke kan se mappen Arkiv, skal du gå til Filer> Kontor Konto> Opdateringsindstillinger og klikke på Opdater nu .

Metode 2: Brug af AutoArchive-funktionen

Outlook har en automatisk funktion, der er i stand til at arkivere elementer kaldet AutoArchive. Denne funktion kan programmeres til at arkivere genstande med jævne mellemrum. Alle versioner af Outlook har støtte til arkivering. Forskellen er, at AutoArchive er slukket som standard i Outlook 2010 og senere.

Når AutoArchive er aktiveret, kan brugerne angive egenskaber for hver mappe, de ønsker at blive arkiveret. Husk, at når du arkiverer en e-mail, flyttes den til en anden PST-fil og vil ikke længere være tilgængelig i hovedpst-filen. Her er en hurtig vejledning om aktivering og brug af AutoArchive:

Sådan aktiveres og konfigureres AutoArchive

1. Hvis du vil aktivere AutoArchive, skal du navigere til Filer> Valg . Når du er inde i Outlook- indstillinger, skal du klikke på fanen Avanceret for at bringe den frem, og derefter klikke på AutoArchive Settings .
   Bemærk: I Outlook 2007 og ældre kan du finde indstillingerne for AutoArchive i Værktøjer> Indstillinger> Andet .
2. Hvis alt er nedtonet, skal du markere feltet ud for Kør AutoArchive for at aktivere AutoArchive.
   
3. Nu er det tid til at konfigurere, hvordan AutoArchive vil opføre sig. Start med at vælge, hvor ofte du vil have, at Auto Archive skal køre. Standard er 14 dage, men hvis du vil holde det rent, skal du sætte det et sted mellem 2 og 6.
   
4. Hvis du vil blive underrettet, før AutoArchive starter, skal du markere feltet ud for Spørg før AutoArchive-kørsler . Det er en god ide at leve denne indstilling aktiveret, da automatisk arkivering har potentialet til at forstyrre dit arbejde.
   
5. For at undgå at udfylde dit arkiv med unødvendige e-mails, er det en god ide at forlade Slet udløbet udløbet email . Hvis du deaktiverer Arkiver eller Slet gamle elementer, vil kun udløste meddelelser blive fuldstændigt slettet.
   
6. Hvis du vil have din arkivmappe synlig i Outlook, skal du aktivere Vis arkivmappe i mappeliste.
   
7. Indstil nu standardmappeindstillingerne til arkivering.
8. Derefter aktiveres skiftet ved siden af Flyt gamle elementer til og klik på Gennemse for at angive stien til, hvor du vil have dine varer arkiveret. Tryk Ok for at bekræfte dine indstillinger.
   

Når du har aktiveret og konfigureret AutoArchive, udfører den automatisk jobbet i god tid. Du kan bekræfte, at det virker ved at tjekke, om arkivarkivet bliver befolket.

Konfiguration af AutoArchive egenskaber til individuelle mapper

Når du er færdig med at konfigurere AutoArchive-funktionen, kan du tilføje et ekstra lag af kontrol ved at indstille specifikke egenskaber for hver af dine mapper. Det er almindelig praksis for mapper som Slette elementer eller Spam at bruge forskellige AutoArchive egenskaber end din primære e-mail-mappe.
Bemærk: Hvis du ikke indstiller individuelle AutoArchive-indstillinger til en mappe, bruger den automatisk de globale AutoArchive-indstillinger, som er konfigureret ovenfor.

Her er en hurtig guide til indstilling af individuelle AutoArchive-egenskaber til en mappe:

1. Højreklik på den mappe, du vil behandle fortrinsvis, og klik på Egenskaber.
   
2. Klik på fanen AutoArchive for at bringe den frem. Her har du et udvalg af indstillinger, der kun gælder for denne mappe.
   
3. Du kan slå AutoArchive til denne mappe ved at klikke på Ikke arkiver elementer i denne mappe .
   
4. For at overstyre de globale AutoArchive-indstillinger klikker du på Arkiver denne mappe ved hjælp af disse indstillinger og foretag dine ændringer nedenfor. Klik på Anvend for at bekræfte dine indstillinger.
   Bemærk: Husk, at disse indstillinger ikke gælder for nogen af ​​undermapperne i denne bestemte mappe. Du bliver nødt til at ændre hver enkelt.

Metode 3: Manuel arkivering af e-mails ved hjælp af oprydningsprogrammer

Hvis du ikke er en stor fan af automatisering, er der en mellemliggende løsning, der giver dig mulighed for at arkivere i bulk med endnu mere kontrol. Med denne metode kan du arkivere en hel mappe sammen med dens undermapper. Hvis du ikke vil vente på AutoArchive at sparke ind, kan du selv gøre det og vælge, hvor du vil gemme dem. Her er hvad du skal gøre:

1. Klik på fanen Filer, og gå derefter til Info og udvid rullemenuen fra oprydningsprogrammer. Vælg Arkiv i rullemenuen.
   
2. Vælg Arkiver denne mappe og alle undermapper, og klik på den mappe, du vil arkivere.
   
3. Hvis du vil have hele din Outlook-data arkiveret, skal du klikke på din email-adresse øverst på listen.
   
4. Brug rullemenuen ud for Arkiver elementer ældre end at vælge den seneste dato for elementer, der skal arkiveres. Alle elementer, der er ældre end den dato, du angiver i denne menu, arkiveres.
   
5. Du kan arkivere elementer, der tidligere var udelukket fra automatisk arkivering ved at markere feltet ud for Include items with AutoArchive .
   
6. Brug knappen Gennemse til at angive stien til, hvor du vil have dit PST-arkiv, der skal gemmes. Klik på Ok for at starte processen.
   

Du vil snart bemærke, at nogle e-mails vil blive flyttet fra dine standardmapper til den arkiverede pst-fil.
Bemærk: Den arkiverede fil skal være tilgængelig i Outlook som en mappe. Hvis det af en eller anden grund ikke går til File, og klik på Åbn og eksporter . Derefter skal du klikke på Open Outlook Data-fil, navigere til placeringen af ​​dit arkiv og trykke på OK .

PRO TIP: Hvis problemet er med din computer eller en bærbar computer / notesbog, skal du prøve at bruge Reimage Plus-softwaren, som kan scanne lagrene og udskifte korrupte og manglende filer. Dette virker i de fleste tilfælde, hvor problemet er opstået på grund af systemkorruption. Du kan downloade Reimage Plus ved at klikke her